Hubungan masyarakat atau yang akrab dengan sebutan public relations (hubungan publik) saat ini bukan hanya sekadar aktivitas penyampaian informasi, tetapi juga merupakan fungsi strategis yang melekat pada proses manajemen.
Public relations (PR) secara umum menjadi jembatan antara organisasi, lembaga, ataupun perusahaan dengan masyarakat. Lalu, membangun hubungan yang harmonis, mengelola reputasi, dan membentuk citra positif yang berkelanjutan.
Melalui fungsi manajemen, komunikasi dua arah, pengelolaan informasi, pembentukan citra, serta pembinaan hubungan dengan publik, PR membantu organisasi membangun reputasi yang kuat dan kredibel.
Namiya Communication mencoba merangkum tugas-tugas dan fungsi PR melalui berbagai literasi dan pandangan beberapa tokoh. Berikut adalah rinciannya:
Tugas Public Relations
1. Hubungan Media (Media Relations)
Frank Jefkins dalam buku yang berjudul Public Relations menjelaskan bahwa media relations adalah upaya membangun hubungan positif dengan media massa. PR menyediakan informasi yang akurat melalui press release, press conference, media briefing, dan wawancara.
Tugas utama PR adalah menjaga hubungan profesional dengan jurnalis agar pemberitaan yang muncul objektif dan tidak merugikan organisasi.
2. Hubungan Komunitas (Community Relations)
Cutlip, Center & Broom mengatakan bahwa organisasi harus memiliki tanggung jawab sosial kepada masyarakat. PR mengembangkan program Community Relations seperti CSR, edukasi publik, dan kegiatan sosial untuk membangun goodwill serta memperkuat hubungan antara organisasi dan komunitas sekitar.
3. komunikasi Internal (Internal Communication)
PR tidak hanya bekerja untuk publik eksternal, tetapi juga internal. Dalam buku berjudul Managing Public Relations, Grunig & Hunt menjelaskan bahwa komunikasi internal membantu menciptakan lingkungan kerja yang sehat, meningkatkan motivasi karyawan, serta memastikan seluruh anggota organisasi memahami arah dan tujuan perusahaan.
Saluran komunikasi internal dapat berupa newsletter, intranet, town hall meeting, hingga konten edukasi internal.
4. Manajemen Krisis (Crisis Management)
Menurut Kathleen Fearn-Banks dalam buku Crisis Communications, PR memegang peranan vital dalam mengelola krisis mulai dari mengidentifikasi potensi krisis, menyusun rencana penanganan, hingga membangun komunikasi saat krisis terjadi.
PR harus mampu merespons cepat, menyampaikan informasi akurat, menenangkan publik, dan menjaga reputasi organisasi agar tidak rusak lebih dalam.
5. Manajemen Kegiatan (Event Management)
PR sering bertanggung jawab juga merancang dan menjalankan berbagai acara seperti peluncuran produk, seminar, pameran, press briefing, dan kegiatan CSR. Menurut Jefkins, kegiatan event adalah salah satu cara efektif meningkatkan eksposur dan memperkuat hubungan dengan publik.
6. Hubungan Masyarakat dan Pemerintah (Government Relations/Public Affairs)
PR berperan menjalin komunikasi dengan pemangku kebijakan, regulator, dan pemerintah. OECD dalam pedoman Public Affairs menyebut bahwa hubungan yang baik dengan regulator dapat membantu organisasi memahami kebijakan, menghindari konflik hukum, serta berperan dalam advokasi kebijakan publik.
Tugas PR juga termasuk menyampaikan aspirasi organisasi kepada pemerintah secara profesional dan etis.
7. Manajemen Reputasi (Reputation Management)
Charles Fombrun yang merupakan pakar reputasi dalam bukunya Reputation: Realizing Value from the Corporate Image menyatakan bahwa reputasi adalah aset tak berwujud paling berharga bagi organisasi.
PR memonitor opini publik, melakukan media monitoring, mengelola isu, serta menyusun strategi untuk memperkuat reputasi jangka panjang. Reputasi yang baik akan menjadi pembeda organisasi di tengah persaingan yang ketat.
Fungsi Public Relations
1. Manajemen (Management)
Cutlip, Center & Broom dalam buku Effective Public Relations menyebutkan bahwa PR adalah bagian dari proses manajemen yang bertugas merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi program komunikasi guna membangun hubungan yang saling menguntungkan antara organisasi dan publik.
Berdasarkan fungsi tersebut, PR tidak hanya bekerja sebagai pelaksana komunikasi, tetapi juga menjadi konsultan strategis dalam pengambilan keputusan.
PR berperan untuk menyediakan informasi, memberi masukan terhadap kebijakan, menganalisis dampak publik, serta mengantisipasi potensi isu yang dapat memengaruhi stabilitas lembaga.
2. Komunikasi Dua Arah (Two-Way Communication)
Grunig memperkenalkan model Two-Way Symmetrical. Maksudnya adalah menempatkan PR sebagai fasilitator dialog antara organisasi dan publik.
PR tidak hanya menyampaikan informasi dari organisasi ke masyarakat, tetapi juga mendengarkan opini, kritik, dan harapan publik untuk kemudian disampaikan kembali kepada manajemen perusahaan.
Komunikasi dua arah ini bertujuan menciptakan keseimbangan kepentingan antara lembaga dan publik, meminimalkan kesalahpahaman, serta menumbuhkan kepercayaan jangka panjang.
3. Membangun Citra dan Reputasi
Jefkins menekankan bahwa citra (corporate image) merupakan aset yang sangat berharga. PR bertanggung jawab membentuk, menjaga, dan memperbaiki citra organisasi melalui serangkaian kegiatan komunikasi yang konsisten.
Citra dan reputasi yang baik tidak terbentuk secara instan, melainkan melalui proses komunikasi yang berkesinambungan, transparan, dan berorientasi pada kepercayaan publik.
PR memonitor persepsi masyarakat, merespons isu, serta memastikan bahwa setiap aktivitas organisasi selaras dengan nilai-nilai yang dijanjikan.
4. Membina Hubungan dengan Publik
International Public Relations Association (IPRA) dalam IPRA Code of Conduct mengatakan bahwa tugas utama PR adalah membangun hubungan harmonis dengan berbagai publik baik itu internal, eksternal, media, komunitas, pemerintah, hingga investor.
PR menjaga komunikasi melalui berbagai saluran, mulai dari media tradisional hingga digital. Hubungan yang terbangun dengan baik akan membantu organisasi menghadapi perubahan lingkungan, mengelola isu, serta memperkuat legitimasi publik terhadap keberadaan organisasi.
5. Mengelola Informasi
PR bertugas mengumpulkan, memverifikasi, mengolah, dan menyebarkan informasi secara akurat dan etis. Menurut (Chartered Institute of Public Relations (CIPR), PR harus menjunjung tinggi integritas informasi, menjaga transparansi, serta menghindari manipulasi data.
Manajemen informasi ini menjadi dasar bagi setiap aktivitas PR, mulai dari penyusunan press release, penanganan krisis, hingga komunikasi internal. Informasi yang tepat dan relevan akan memperkuat kepercayaan publik.
